Histórias de sucesso

Criação de ferramenta para geração de relatório a partir da importação de arquivo .TXT e transformação dos dados com classificação externa. Revisão das macros feitas pelo usuário. Agilidade na geração do relatório.

• Excesso de macros (10.000 linhas de código VBA)
• Muitas fórmulas criadas manualmente
• Manutenção extremamente complicada

• Criação de tabelas de identificação e classificação dos dados
• Utilização de recursos nativos e interativos do Excel
• Aplicação de tabelas dinâmicas para geração do relatório final

• Redução de 98,5% no tempo de geração do relatório
• Relatório final concluído em 15 minutos após recebimento dos dados.
• Fácil manutenção e classificação, possível de ser feita por qualquer pessoa da equipe
• Aumento significativo na confiabilidade dos dados, com nenhuma interferência do usuário nos cálculos

Quando eu cheguei neste cliente para atender um projeto urgente, o briefing era: tentar melhorar a macro que somente um funcionário na empresa sabia como criar. Ele iria sair de férias em 2 semanas e o relatório de fechamento do mês teria que ser feito pela equipe. Nas férias do ano anteriores, não obtiveram sucesso na tentativa de substituí-lo, deixando de fazer o fechamento de um mês, portanto, desta vez o gestor solicitou apoio externo da consultoria. Detalhe: 2 semanas antes do funcionário sair de férias.

Bom! Devido à urgência do projeto, o primeiro contato foi logo no modelo “mãos-à-obra”, direto com o usuário, para entender o que o relatório entregava e como era feito. Ao me deparar com a planilha e as macros feitas pelo usuário, o primeiro alerta: “10.000 linhas de código VBA”. Neste momento, eu percebi que não teríamos tempo para “entender o código”, então me concentrei nos dados de entrada (um arquivo .TXT com 130.000 linhas) e no relatório final.

Depois de dedicar as primeiras horas ao entendimento do processamento que era feito nos dados de entrada e no relatório final, fui até o gestor da equipe e fiz a pergunta que o deixou de olhos arregalados: “É obrigatório usar macros neste projeto?”. De tão absurda que parecia a minha pergunta, ele me pediu mais detalhes sobre o que eu estava pensando antes de responder. Eu, então, expliquei que era possível obter o relatório final com algumas poucas linhas de macro, somente para tarefas específicas. Ele respondeu que “se for possível, eu até prefiro sem macros, pois ninguém mais sabe criar macros. Somente este funcionário.”. Neste momento, eu transformei em desafio a geração do relatório com o mínimo possível de macros.

Devido às transformações e correspondências externas que eram feitas para identificar e classificar os dados no arquivo de origem, criei planilhas de apoio que funcionavam como cadastros “De/Para”, e também criei tabelas de classificação de dados que poderiam ser facilmente geridas por qualquer usuário. Na planilha original, o usuário fazia toda classificação nos códigos das macros, o que tornava a manutenção quase inviável, de tão complicada (até mesmo para ele, que criou).

Na sequência, utilizei recursos nativos do Excel para importação dos dados sem necessidade de macros, e também criei tabelas dinâmicas para obter o relatório final.

Ao final do projeto, entreguei a ferramenta sem nenhuma linha de código VBA (arquivo .xlsx) e o mesmo relatório que chegava a levar 2 dias para ficar pronto, passou a ser concluído em apenas 15 minutos de trabalho com a nova solução.